Многие хотели бы иметь маховик времени как у героев «Гарри Поттера», чтобы всё успевать и быть более эффективными. Почему же мы часто нарушаем дедлайны, не успеваем сдать работу вовремя и срываем сроки? И главное — как с этим покончить? Разберёмся, как планировать своё время.
Откладываете выполнение задач
Как объясняет Одри Рейль, магистр делового администрирования, доктор педагогических наук, бизнес-коуч, одна из распространённых причин нарушения дедлайнов заключается в том, что люди ожидают, что предстоящая работа будет трудной, неприятной. А потому они постоянно откладывают выполнение той или иной задач. Но чем дольше они тянут, тем труднее им включиться в работу. Так могут проходить дни, недели, а иногда и месяцы, и человек испытывает всё больше давления и сожалений.
Доктор Рейль советует напомнить себе, что в прошлом вы успешно выполняли гораздо более сложные задачи, а потому вы способны выполнить проект и сейчас. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на сожалениях, чувстве вины, продолжать тянуть время, спросите себя, что вы почувствуете, если, наконец, сделаете работу, и что вы почувствуете, если так и будете её откладывать. Осознайте, что эта работа не будет такой сложной и тяжёлой, как вы представляете, а ощущение выполненного задания бесценно, тогда как чувство сожаления, вины и давления истощает нас. Оценка эмоциональных последствий — один из самых мощных мотиваторов, утверждает доктор Рейль.
Вы не видите смысла в работе
Если поставленная задача кажется пустой тратой времени, вам будет трудно мотивировать себя выполнить её. Доктор Рейль советует начать с поиска цели. Например, выполнив эту работу, вы проявите себя как лидер, командный игрок, надежный человек, с которым легко работать.
Боитесь, что вы в очередной раз нарушите дедлайн? Возьмите на себя обязательство публично. Этот способ подойдёт тем, кого волнует общественное мнение. Так у вас будет мотивация вовремя справиться с задачей, чтобы потом не ловить на себе осуждающие взгляды.
Вы просто можете нарушать сроки
По словам доктора Рейль, иногда люди срывают сроки, просто потому что могут. Эксперт называет такую ситуацию «нет ни кнута, ни пряника». Вы знаете, что не будет никаких последствий, если вы не сделаете работу вовремя, но и не будет награды. А потому у вас нет ни внутренней мотивации, ни внешних причин доводить дело до конца. И вы решаете сосредоточиться на том, что вам знакомо и легко, или просто на том, что находится прямо перед вами в данный момент. Например, вы можете часами отвечать на электронные письма вместо того, чтобы решить действительно актуальную задачу. Так вы можете прокрастинировать очень долго.
Доктор Рейль советует придумать собственные «кнут и пряник». Даже если другие не требуют от вас ответственности, вы можете нести ответственность за себя. Подумайте о последствиях своих действий — или об их отсутствии. Например, вам нужно провести оценку персонала, но вы её постоянно откладываете. Кнут — это то, что вы не даете своим сотрудникам возможность расти и лучше выполнять свою работу. Вы вредите работе своего отдела. Вы также можете потерять хороших сотрудников, потому что ваша недостаточная вовлеченность заставляет их искать работу в другом месте. Пряник — это знание того, что вы станете лучшим менеджером. Вы поможете сотрудникам расти и решать новые задачи. Вы создадите сильную и лояльную команду.
Вы не следите за временем
Стратег по контент-маркетингу Логан Деррик объясняет, что вы можете быть полностью готовы к выполнению работы, но всё равно можете не уложиться в сроки, поскольку не можете правильно распределить время, не отслеживаете потраченное время, не видите, насколько вы приблизились к цели. Эксперт советует использовать планировщики задач — это специальные сервисы для управления временем, распределения задач и контроля их выполнения, отслеживания дедлайнов. Вы будете получать напоминания о приближающемся дедлайне, что позволит вам придерживаться оптимального темпа.
Вы взваливаете на себя непосильную ношу
Как объясняет доктор Рейль, некоторые люди настолько стараются угодить всем, что постоянно перерабатывают. Они не могут отказать, а потому берут на себя столько работы, что не справляются с ней. Как бы усердно они ни работали, они попросту не могут справиться с непосильной ношей.
Осознайте главное: когда вы берете на себя обязательство, но не можете его выполнить, вы подводите человека, который на вас рассчитывал. У него просто не останется времени найти кого-то, кто мог бы решить задачу. Если вы не хотите подвести людей, поймите, что вы поможете им больше, если откажитесь от работы, с которой не сможете справиться.
Вы совершаете ошибку планирования
Если вы регулярно нарушаете дедлайны, поскольку двухчасовая, как вы изначально планировали, задача заняла пять часов, то это связано с ошибкой планирования.
Ошибку планирования впервые описали двое учёных: израильский психолог Амос Тверски и израильско-американский психолог Дэниел Канеман, один из основоположников поведенческой экономики, получивший Нобелевскую премию по экономике.
Ошибкой планирования Канеман и Тверски назвали излишний оптимизм, который выражается в том, что человек недооценивает время, необходимое для выполнения той или иной задачи.
Учёные предложили и «лекарство» — они предлагают взглянуть на ситуацию со стороны. То есть, обычно человек смотрит на задачу субъективно, и ему кажется, что он быстро с ней справится, ведь ему-то не впервой. Если вы настолько оптимистичны, то лучше посоветоваться, например, с коллегами по работе. Взгляд со стороны поможет вам определить, действительно ли это лёгкая задача. Учитывайте и предыдущий опыт: если в прошлый раз вы работали три часа, то в этот раз вы вряд ли управитесь за полчаса.
Дедлайны — самая частая причина, из-за которой сотрудники переживают и испытывают стресс. На первый взгляд кажется, что в этом нет ничего пугающего — просто нужно завершить задачу к определённому времени. Но в реальной жизни дедлайны даже становятся причиной тревоги, нервных срывов и увольнений. Разберёмся, почему так происходит.
Первая причина — человеческая природа. Люди не всегда хорошо оценивают время и сложность задач. Часто возникает неправильное представление о том, сколько времени понадобится, чтобы качественно выполнить свою работу. Это приводит к тому, что человек откладывает и не начинает дела своевременно, а затем оказывается в ситуации, когда времени для завершения задания недостаточно.
Второй фактор — прокрастинация. Многие склонны откладывать дела на потом, особенно если задача кажется скучной, трудной или неприятной. Это может привести к тому, что мы начинаем работать над ней слишком поздно, и в результате не успеваем закончить к дедлайну.
Третий аспект — неожиданные обстоятельства: заболевания, семейные обязанности, технические проблемы и так далее. Иногда эти факторы могут помешать закрыть задачи вовремя, несмотря на наши наилучшие намерения.
Также важно отметить, что некоторые люди могут нарушать дедлайны из-за перфекционизма или страха неудачи. Они могут бояться представить незаконченную работу или сомневаться в своих способностях, что может привести к прокрастинации и нарушению сроков.
Решение этой проблемы может потребовать изменений в наших привычках, организации времени и управлении стрессом, чтобы мы могли более эффективно справляться со сроками и достигать поставленных целей.
Для начала необходимо осознать, что организованность и умение сбалансировать свою работу сильно повышает личную силу, результативность работы и репутацию. Эти три составляющие являются ключевыми при наращивании социального капитала.
Если вы не дружите со временем и сколько бы у вас его ни было, всё равно тянете до последнего — ставьте себе дедлайны пораньше. Таким образом, вы оставляете себе «воздух» на то, чтобы в спокойном темпе, без лишней тревожности и беспокойства выполнить все свои обязательства. Когда вы «уберете» от себя привязку к назначенной дате и времени и выберете для себя удобный дедлайн до ранее указанного срока, вы внутренне расслабитесь и сосредоточитесь на исполнении работы.
Жизнь в дедлайнах очень специфическая. С одной стороны, дает возможность рационального планирования времени, чувство собранности, концентрации. Но с другой, расшатывает психику от чрезмерного напряжения.
Для кого-то это нормально и привычно, а без дедлайнов хочется лениться и бездействовать. Но если лично для вас это является моральным давлением, вам стоит обратиться к специалисту и проработать вопрос, чтобы вы либо сократили количество дедлайнов в вашей жизни, либо изменили свое отношение к ним.
Почему мы нарушаем дедлайны? Может быть много причин:
- Отсутствие планирования и организации. Часто люди не уделяют достаточного внимания планированию своего времени и задач, что приводит к недооценке необходимого времени для выполнения заданий и, как следствие, к нарушению сроков.
- Прокрастинация. Склонность к откладыванию дел на потом является распространенной причиной нарушения дедлайнов. Люди могут чувствовать страх перед провалом, неуверенность в своих способностях или просто откладывать выполнение задач из-за недостатка мотивации.
- Недооценка времени. Часто мы недооцениваем количество времени, необходимого для выполнения задания, что приводит к тому, что мы не успеваем закончить работу вовремя.
- Отвлечения и распыление внимания. Современный мир предлагает множество отвлекающих факторов, таких как социальные сети, мессенджеры, почта и прочее, которые могут мешать сосредотачиваться на выполнении задач.
Как с этим покончить?
- Планируйте время. Важно научиться эффективно планировать свое время, определять приоритеты и распределять задачи таким образом, чтобы иметь достаточно времени на их выполнение.
- Боритесь с прокрастинацией. Постарайтесь понять причины вашей прокрастинации и разработать стратегии борьбы с ней. Это может включать постановку маленьких целей, использование методов временного учета и наград за выполнение задач.
- Не отвлекайтесь. Ограничьте время, проведённое в интернете и социальных сетях, используйте техники концентрации внимания, такие как метод Помодоро, чтобы оставаться фокусированными на задаче.
- Будьте дисциплинированными. Внедрение новых привычек требует времени и усилий. Будьте настойчивыми и постоянными в своих усилиях, чтобы изменить свое поведение и подход к управлению временем.
Использованы фотоматериалы Unsplash
