В рабочей среде встречаются как многогранные и успешные люди, успевающие в течение дня качественно выполнить важные и второстепенные дела, не испытывая при этом чувства усталости и оставляя драгоценные минуты на полноценный отдых или любимое хобби, так и особы, топчущиеся на одной и той же ступеньке карьерной лестницы и постоянно срывающие дедлайн своим небрежным отношением.
Вторая группа людей, как правило, задается вопросом, как успеть выполнить кучу дел за 24 часа?! Разве это возможно? Наверное, успешные люди особенные и у них имеются свои часы с дополнительными делениями? Совсем нет! Как показывает практика, умение выполнять стратегические и текущие задачи в короткие сроки не является врожденной способностью, скорее приобретенной. Эта особенность присуща людям, правильно организующим свой рабочий день, применяя «трюки» тайм-менеджмента. Именно тайм-менеджмент, а также самоконтроль и дисциплина делает таких людей особенными и успешными во всех делах, за которые они берутся.
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджментом называют тактику, направленную на рациональное и эффективное планирование времени, предназначенного для достижения поставленных целей, задач и, соответственно, успеха. Основными задачами тайм-менеджмента являются четкий контроль выполнения запланированных дел в определенную единицу времени, расстановка приоритетов и правильный расход собственных ресурсов. Тайм-менеджмент бывает двух видов – простым и системным. Для новичков оптимален первый вариант. Он состоит из минимального набора методик, способствующих продвижению и достижению глобальных целей.
Эффективно спланировать свое рабочее время возможно лишь при выставлении реальной и выполнимой цели, ее срока реализации и умении делить дела на неотложные и второстепенные. Планирование – задача посильная каждому, тем более, для этого разработано множество инструментов – электронные календари, ежедневники и будильники, пригоден тот же бумажный блокнот, в который ежедневно ведутся записи о планируемых делах и их сроках, и исполнении.
Каковы основные этапы тайм-менеджмента? Во-первых, правильная постановка задач и целей. Во-вторых, рациональная планировка и выявление приоритетов. В-третьих, исполнение намеченных планов в определенный период времени. И, наконец, в-четвертых, жесткий самоконтроль по достижению планируемого. Тайм-менеджмент – это не панацея и не таблетка, благодаря которой можно избавиться от безалаберности по отношению к работе и своему времени, это кропотливый труд, требующий усилий, который впоследствии отблагодарит успешностью и повышением по карьерной лестнице.
Как управлять своим временем?
Как часто в вашей жизни случается следующая ситуация: вы в бодром расположении духа и настроенностью на выполнение большого количества важных дел, приходите на работу, занимаетесь проверкой почты и документации, одновременно общаясь с сотрудниками на личные темы, попивая ароматный кофе и думая о личных проблемах. Ближе к обеду у вас нежданно образуется еще ряд неотложных дел, но вы откладываете их и идете трапезничать. Уже за обедом вы вспоминаете о том, что напрочь забыли подготовить документ, который необходимо сдать начальнику до конца рабочего дня. В итоге вам приходится засиживаться на работе сверх нормы. Кто виноват? Только вы!
Если бы вы спланировали свой день заранее, этого бы не произошло. Конечно, в рабочей системе случаются разные ситуации, и от срочных дел, появившихся неожиданно, не убежать, но в любом случае план внес бы свою лепту, и вы отправились домой вовремя.
Итак, с чего же начать? Многие уверены, что научиться планировать свой день и все успевать очень сложно, практически невозможно, на самом деле, со временем все входит в привычку. В первую очередь, необходимо позаботиться о приобретении инструмента-помощника. Как уже упоминалось, этим помощником может стать бумажный блокнот, который всегда будет у вас под рукой, или электронный гаджет с программой-планировщиком (такие, кстати, существуют). Вторые звуковыми сигналами напомнят вам о неотложных делах, и вы не отступитесь от поставленных целей. Планировать необходимо не только на каждый день, но и на полгода-год вперед. Так, семимильными шажками вы достигните пика и добьетесь желаемого.
План следующего дня предпочтительнее составлять с вечера предыдущего, это не отнимет много времени. В конце недели важно определиться с делами будущей семидневки (также в виде плана), а в конце месяца – с задачами будущего месяца.
При составлении плана на будущий день сделайте метки, начиная от самых важных дел и заканчивая второстепенными. Также запишите пару заданий на тот случай, если останется свободное время. Затем расставьте приоритеты, проставляя у каждой метки значок или букву на свое усмотрение. Например, неотложную задачу обозначаете двумя стрелочками, несрочную – одной.
Распределите задачи по времени, так, сложную работу, требующую сосредоточенности, перенесите на тот участок рабочего времени, когда вас не будут отвлекать коллеги или телефонные звонки. Лучше всего такую работу осуществлять по приходу на работу, ведь в этот момент сотрудники еще недостаточно «раскачались» и не будут тревожить вас по пустякам. Простые задачи, требующие помощи коллег, следует перенести на послеобеденное время.
Серьезные дела, пугающие вас своими объёмами и трудностью выполнения, поделите на несколько этапов и чередуйте их с более легкими, тем самым, вы исполните несколько задач, и одновременно отдохнете от трудоемкой работы. Старайтесь не откладывать дела на завтра, даже если они второстепенные. Отведите достаточное время на отдых, рабочее время не должно превышать 9 часов, причем каждый час делайте маленький перерыв – на 5 минут, в это время выпейте чашку кофе с ломтиком шоколада, разомните руки и шею или просто поболтайте с коллегами.
Но лимит, равный пяти минутам, не превышайте. Не бейтесь в панике, если что-то не успеваете, не отмеряйте каждую секунду, это просто нереально. Лучше заново пересмотрите свой план, отставив лишь то, что вам действительно нужно! Ваше время – только в ваших руках, и если вы желаете добиться поставленных целей – контролируйте себя и правильно организовывайте свой рабочий день.
Мнение эксперта
Ольга Разволгина, дипломированный специалист в области психологического консультирования, эмоционально-когнитивной психотерапии, психодрамы и гештальттерапии, работает в психологическом центре «Квартет»
1. Чтобы грамотно поставить цель, надо грамотно ее сформулировать. «Не хочу» и «Хочу» — это не цели, это «хотелки», они фиксируют вас на том, чего у вас пока нет и не продвигают к тому, чтобы это было. Если цель ставится по образцу – «пусть у меня будет, как у Васи», то можно достичь того, что есть у Васи. Но это будет его цель, со всеми ее плюсами и минусами. Конечно, можно поставить цель, руководствуясь своими принципами и личными критериями пользы. На это уйдет много времени, и, если вы не достигнете хотя бы чего-то в своей цели — вы будете разочарованы. Так обычно ставят цели перфекционисты. Они очень эффективные люди, но часто усталые и разочарованные. Хорошо ставить себе цели «от достигнутого». «Я это уже сделал, значит, могу и это сделать тоже». Вопрос только в том, хватит ли сил, мотивации, энергии дойти до конца цели. И есть ли он вообще? «Хочу лучше знать иностранный язык». Где живет это «лучше»? Поэтому цель, которую вы точно намерены достичь, экономичнее всего формулировать так, как будто вы это уже сделали. Да еще и решить, что это достижение позволит вам сделать в будущем. «26 июня 2016 года я получил диплом об окончании курса обучения, и это позволяет мне претендовать на повышение грейда (зарплаты, новую должность) до конца этого года».
2. Грамотно распоряжаться своим временем можно, если ставить себе конкретные выполнимые задачи, и не отвлекаться во время их выполнения на другие дела. Например, популярная технология «Помидор» предлагает делить задачи на те, что выполнимы за 20 минут. Принять душ. Съесть завтрак. Добраться до метро. Проехать 8 остановок с одной пересадкой. Прочитать в метро 2 урока из курса иностранного языка. Дойти до работы и привести себя в порядок. Просмотреть почту. Выпить кофе с коллегами. Если вы попробуете точно укладываться в отведенные 20 минут, вы почувствуете, что вам хватает времени не только на работу, но и на свои дела, развлечения и удовольствия.
3. Успехи в короткие сроки достигаются тогда, когда вы точно знаете, что хотите сделать (грамотно поставили цель), точно знаете, чем себя за это наградите — награда может быть в виде той же чашки кофе, или более значимая – «Я это сделала сегодня, и это позволяет мне пойти не домой, а в салон красоты», что-то себе купить, съесть, посмотреть на приятное, послушать любимую музыку, наконец, не через наушник телефона, а в клубе или концертном зале.
4. Таким образом, даже выполняя свои «20 минут унылой работы», вы будете получать удовольствие, предвкушая свою собственную «награду».
5. Усталость чаще всего вызывается постоянным недовольством собой – «ничего не получается», «ничего не успеваю». Когда вы попробуете успевать, делать выполнимые дела в отведенный срок и награждать себя не через полгода, а прямо сразу, в тот же день, вы почувствуете и снижение усталости. Хотя, конечно, горожанину весной помогает и курс витаминов!
