Любая деятельность будет эффективна в том случае, если, в ее процессе последовательно выполняются все необходимые этапы. Наука, изучающая деятельность, уже давно подарила практикам формулу, следование которой обязательно приведет к нужному результату. В начале любой деятельности должна быть мотивация, затем выделяются конкретные цели, которые требуется достичь в процессе деятельности, далее совершаются необходимые действия, производится контроль и, в завершении, оценивается результат. Как структурировать рабочий процесс так, чтобы он был эффективным? Узнайте из этой статьи.
Важность мотивации в профессии
К сожалению, руководство очень часто видит причины неудовлетворяющей их эффективности в центральном этапе процесса деятельности, игнорируя этапы мотивирования, постановки целей и оценки. Хотя, каждый из перечисленных этапов играет не только не меньшую, а, часто, даже более значимую роль в деятельности сотрудников.
Формула «мотивация-цель-действия-контроль-результат» выглядит настолько прозрачной, что любой руководитель, выполнив еще только поверхностный анализ, обнаружит наиболее уязвимые места в организации работы своего коллектива. Проанализировав работу любого отдела компании, либо отдельного сотрудника, можно выявить, что мешает или чего не достает отделу или сотруднику для того, чтобы выдавать отличные результаты.
Возможно, работу выполняют не те специалисты, подчиненным не интересно то, чем они занимаются в компании. Но, может быть, сотрудники мотивированы на работу в компании, однако, их труд оплачивается настолько скромно, что мотивация снижается?
Бизнес-психология: в чем причина низкой эффективности?
Причиной «провалов» в работе могут стать особенности постановки целей и задач. Поэтому психология планирования деятельности поэтапно должна стоять во главе угла компании. Задачи, поступающие «сверху», могут оказаться нечеткими, неконкретными, или не сориентированными по срокам исполнения. Сотрудники могут не знать, ради какой цели им нужно выполнить эту задачу, а это является очень мощным демотиватором.
Если все благополучно и с мотивацией, и с постановкой целей, нужно обратить внимание на сам процесс действий и установить контроль над его исполнением. Возможно, придется оптимизировать процесс с учетом рациональности выполнения отдельных функций. Может быть, причина нерезультативного труда окажется в беспечном расходовании времени сотрудниками. Потери возможны также по организационным причинам (неудобное хранение материала, устаревшее оборудование, излишняя регламентированность работы).
Очень важную роль для результативной работы играет контроль. Контролю может подвергаться уже готовый результат. Как правило, для ключевых сотрудников это наиболее часто применяемая форма. Что касается производственных процессов, то там необходима проверка исполнения самих функций, а также постоянно организованная проверка промежуточных результатов.
Последний этап процесса деятельности — оценка — может игнорироваться руководителями. Если человек не получает обратной связи о выполненной работе, он перестает видеть ближайшие профессиональные перспективы и быть объективным — такова психология личности.
Не следует путать контроль с оценкой. Она позволяет исполнителю понять, соответствует ли его деятельность требованиям. Оценка может быть озвучена в устной форме, сформулирована в виде приказа, либо в произвольной форме в служебной записке, но она обязательно должна быть.
Не зная, как оценивает руководство его работу, мотивация сотрудника снижается, и он не может принять меры относительно результата: может быть, его нужно поддерживать на таком же уровне, возможно, необходимо улучшить только некоторые незначительные детали. Оценка способствует тому, что исполнитель, если он нацелен на личностный рост и развитие, проанализирует обратную связь, сделает выводы и учтет их при будущем планировании деятельности.
Отношения с подчиненными и личное пространство
Профессиональные отношения — это сфера, в которую вовлечена группа людей. Руководителю полезно помнить о том, что не стоит смешивать личное общение и деятельность. Так, он может испытывать симпатию к кому-то из сотрудников или состоять с ним в другой, более близкой связи. Демонстрация этого отрицательно скажется на всем рабочем процессе. Для того, чтобы профессиональная команда работала успешно и достигала высоких результатов, в ней должен присутствовать командный дух, когда все равны и уважаемы одинаково. Руководитель должен уважать личное пространство каждого подчиненного и не переступать границу профессиональных отношений.
Как повысить мотивацию
Чтобы достичь эффективности в работе, придется совершить определенные шаги для повышения мотивации и вознаграждения. Сделать это можно, следуя рекомендациям:
- условия работы должны быть такими, чтобы достижение подчиненным личных целей совпадало с целями компании;
- сотрудники получают достойную заработную плату и личное удовлетворение после достижения результата;
- отношения в коллективе строятся на уважении друг к другу;
- деятельность увлекает, вызывает любопытство и положительные эмоции;
- руководитель не скупится на похвалу и искренне выражает одобрение подчиненным;
- идеи в коллективе не отвергаются, выслушиваются, принимаются;
- поощряется самостоятельная активность сотрудников, наряду с выполнением планов и приказов;
- подчиненные имеют возможность наблюдать результат своего труда, получают обратную связь от коллег, руководителя;
- руководитель обладает высокой профессиональной квалификацией и знаниями о психологии личности;
- сотрудники имеют доступ к вспомогательным средствам в компании, позволяющим повысить эффективность труда;
- профессиональная деятельность не является изнурительной, выматывающей;
- руководитель вовремя замечает «выгорание» подчиненных и может предложить условия, в которых у человека есть возможность «разгрузить» себя;
- условия работы соответствуют потребностям, деятельности, заявленным целям;
- руководитель строит такие отношения с подчиненными, что каждый из них чувствует себя самодостаточным и может реализовать свой потенциал.
