Как организовать свой рабочий день, чтобы потрудиться плодотворно, и не падать к вечеру от усталости? Что делать во время перерывов, и как часто их устраивать? MedAboutMe предлагает несколько интересных и полезных советов.
Работа от рассвета и до заката
Нет, это уже не в тренде. Хотя во многих компаниях все еще требуется приходить рано утром и работать, не поднимая головы, до самого вечера, с одним небольшим перерывом на перекус, более продвинутые руководители уже давно предоставляют своим служащим большую свободу действий. Не зря в офисах IT-гигантов есть все, что только может потребоваться работникам для отдыха и перезагрузки: комнаты с уютными диванами и креслами, чтобы подремать, места, где можно выпить чашку кофе с мороженым и печеньками, массажные кресла, качели, музыкальные инструменты и даже катки и залы для игры в гольф. И эффективность работы оценивается не по времени, проведенному в офисе, а по результату.
Естественно, специалисты изучают вопросы планирования рабочего времени. Например, Draugiem Group отслеживала с помощью специального приложения поведение сотрудников компании, а затем эксперты сопоставили распорядок рабочего дня и полученные результаты.
Оказалось, что продолжительность рабочего времени особого значения не имеет, и гораздо важнее то, какова его структура у каждого отдельно взятого работника. Но, что еще интереснее, те, кто «пахали», не поднимая головы, показывали меньшую продуктивность, чем те, кто делал во время работы перерывы.
В частности, наиболее оптимальным соотношением оказалось следующее: 52 минуты труда и 17 минут передышки.
То есть, около часа эти люди интенсивно, с полной отдачей трудились, не отвлекаясь ни на что, полностью сконцентрировавшись на решении своей задачи, а потом 15-20 минут отдыхали, полностью отключившись от работы. Как оказалось, это соответствует естественным потребностям человеческого мозга, для которого свойственно чередование периодов активности и способности к высокой концентрации (примерно в течение часа) и спада энергии, продолжающегося 15-20 минут.
Кстати, поэтому в учебных заведениях уроки и лекции продолжаются 45 минут и перемежаются 10-20 минутами переменок.
Но большинство из нас не привыкло к такому режиму «взрослой» работы. Работать — так пока дым не пойдет, не «варит котелок» — заставим, глаза закрываются и мысли путаются — вставь спички и не отвлекайся, солнце еще высоко. Причем так происходит и в том случае, если над трудягой не нависает с плеткой или выговором злой босс. Стереотипы так сложились, и с ними бороться бывает непросто. А в результате приходит то, что никому не нужно: профессиональное выгорание.
Мы привыкли, что рабочий день должен длиться 8 часов с перерывом на обед в середине. И совершенно забываем о том, что эта норма была принята около 200 лет назад, и не потому, что это было наиболее продуктивно или подкреплено какими-либо исследованиями эффективности. Эта норма была принята для того, чтобы ограничить количество рабочего времени, которое работодатели могли требовать от своих работников, занятых на физически тяжелом труде, чтобы защитить тяжело работающих металлургов, пекарей или ткачих от непосильной нагрузки, убивавшей их.
Стоит ли ориентироваться на эту норму сегодняшнему офисному работнику? Уверен, что нет. Более того: мои наблюдения показывают, что те, кто напряженно работают «без продыха» весь рабочий день, показывают меньшую продуктивность, нежели те, кто грамотно планирует свое время так, чтобы давать себе передышки, отдыхать и «перезагружаться».
Правильное планирование рабочего дня
Начать стоит с рационального планирования. Каждый человек знает особенности своего организма — когда лучше даются творческие задачи, когда монотонный труд. И это стоит учитывать.
Кроме того, специалисты рекомендуют важные переговоры планировать на первую половину дня, иначе нервозность и ожидание могут помешать эффективному решению других задач.
Если встреч не планируется, рабочее время лучше всего разбивать на небольшие отрезки, между которыми делать перерывы, в течение которых полностью отключаться от работы.
В обеденный перерыв также очень важно выбросить из головы все, что связано с работой, а еще лучше — и в смартфон не заглядывать, чтобы проверить почту или ленту новостей в соцсетях.
Существует несколько систем планирования, но при некоторых различиях все они предполагают нечто общее.
- Придерживайтесь выбранной системы максимально точно. следуя составленному заранее графику.
- В рабочее время — работайте с полной отдачей, ни на что не отвлекаясь.
- Во время перерыва — отдыхайте точно с той же полной отдачей, выбросив из головы все, что связано с работой.
Система Помидора и другие
Метод тайм-менеджмента с забавным названием «система Помидора» создал в начале 90-х предприниматель Франческо Чирилло. Причем тут помидор? Все просто: автор использовал кухонный таймер в форме помидора для отслеживания рабочего времени. «Помидорами» он назвал и рабочие отрезки, но чаще их именуют «спринтами».
Чирилло предлагает разбивать рабочее время на отрезки по 25 минут, между которыми следует 5 минут перерыва, а через каждые 4 спринта-«помидора» устраивать более длинный перерыв — до 30 минут. Отрезки отмеряет таймер.
Как только прозвучит сигнал, работа (или отдых) прекращаются. Все отрезки времени должны быть неделимыми. То есть, во время работы вы ни на что не отвлекаетесь, а если пришлось — спринт на этом завершается, даже если таймер еще не прозвучал. Но, если до завершения некоторого объёма осталось совсем немного, то вполне можно поставить таймер на паузу, довести дело до конца, и только после этого устроить заслуженный перерыв. Задача метода — не заключать вас в жесткие рамки, а только помочь войти в тот режим, в котором вы сможете работать максимально продуктивно, не перегружая свой мозг и своевременно давая ему передышку.
Случается, конечно, что какие-то моменты могут требовать вашего внимания: например, позвонил кто-то из коллег по работе или партнеров. Если вы предложите отложить разговор на 10 минут (или сколько осталось до окончания спринта), то можно продолжить работу. А следующий спринт начать после того, как звонок или переговоры будут завершены. Это даст вам очень полезное и воодушевляющее ощущение контроля над своим временем.
Можно выбрать другие режимы — например, 1 час работы и 15 минут перерыва, с одним или двумя более длинными перерывами в течение рабочего дня, в течение которых можно нормально пообедать.
Существует множество мобильных приложений, которые можно настроить в соответствии со своим графиком, и которые помогут контролировать соблюдение принятого графика. Но на самом деле достаточно простого таймера.
Технику Помидора особенно высоко оценили люди творческих профессий — дизайнеры, писатели и копирайтеры, а также специалисты в сфере IT. Хорошо зарекомендовал себя этот метод и у фрилансеров самых разных профилей, а также у студентов, готовящихся к экзаменам и работающих над курсовыми и дипломными работами.
Важно: используйте эту технику, если она вам подходит. Если нет — не стоит мучиться, есть множество других систем, среди которых можно подобрать то, что подойдет. А еще можно совмещать разные методы, ведь все они направлены, в конечном итоге, на то, чтобы помочь.
Как проводить перерывы
Это тоже очень важный аспект, потому что многие из нас, как показывают опросы, совершенно неправильно проводят время, выделяемое на отдых и обед.
Вот что рекомендуют специалисты:
- Во время обеденного перерыва отключитесь от работы полностью. Не обдумывайте планы на вторую часть дня, не анализируйте сделанное с утра, не обсуждайте рабочие процессы с коллегами.
- Питайтесь полноценно, не на рабочем месте чашкой кофе с круассаном. Правильная пища поможет восполнить потраченную энергию и даст возможность полноценно и плодотворно потрудиться до вечера.
- Для перекусов выбирайте энергетически емкие и полезные продукты.
- Очень полезно уйти с рабочего места на улицу, если есть такая возможность. Даже просто обойти квартал спокойным шагом намного полезнее, чем просидеть за столом. О вреде сидячего образа жизни вам напоминать, наверное не стоит?
- Не смотрите ни на какие экраны во время перерыва. Это даст отдых глазам.
- Если ваша работа не связана с постоянным общением, от которого хочется отдохнуть — пообщайтесь во время перерыва. Например, позвоните родителям или старым друзьям. А если общение с клиентами — ваша основная обязанность, то лучше всего поможет отдохнуть полное молчание и тишина.
- Если умеете — медитируйте. Не умеете — научитесь.
- Полезно в течение рабочего дня делать несколько простых упражнений, которые помогут размять мышцы и связки.
- Не цепляйтесь за привычки и стереотипы: меняйте маршруты прогулки, кафе, в которые обедаете, меню. Рутина утомляет.
- Постарайтесь не тратить время отдыха на соцсети. А если совсем невтерпеж, то делайте это не чаще одного раза в течение рабочего дня.
- А вот просмотр роликов с животными может повышать продуктивность, как показывают некоторые исследования. Главное, не делать это слишком часто и долго.
- Если одолевает вялость и сонливость — умойтесь и почистите зубы мятной пастой, это бодрит. Да и зубам польза.
А о том, как лучше всего восстанавливать силы после окончания рабочего дня, читайте в статье «Правильный отдых после работы».
